Secrétaire administratif.ve et social.e H/F

API Provence, Association loi 1901, œuvre depuis sa création en 1990 pour promouvoir le droit au logement comme un droit fondamental.

API Provence a pour objet de participer, dans la région PACA, à la mise en œuvre d'une politique d'accueil, d'accompagnement et d'insertion par l'habitat et par l'économique, des jeunes, des familles et personnes en difficulté ou exclues. Elle exploite aujourd'hui plus de 2200 logements et porte un projet de développement conséquent.

L'Association recherche un/e secrétaire administratif/ve et social/e, basé/e à Le Cannet. Sous la responsabilité de la Responsable de résidences, les principales missions seront les suivantes :

•        Assurer l’accueil physique et téléphonique du public accueilli

•        Participer aux ateliers collectifs auprès du public

•        Elaborer et suivre les outils de statistiques/tableaux de reporting

•        Assister la responsable des résidences.

Les principales activités techniques :

• Participer aux réunions et rédiger les comptes rendus

• Réaliser la gestion administrative du courrier et de tout document lié à l’activité

• Accompagner à l’ouverture de droits en constituant les dossiers d’aides financières (outils d’Action Logement, droits APL etc…) en lien avec l’accompagnatrice sociale

• Participer au développement et à l’animation du réseau partenarial

• Participer à la réalisation des évaluations quantitatives et qualitatives des actions et projets

• Participer à la communication du service et au développement des outils numériques

• Participer à la gestion administrative du partenariat : prestataires externes

• S’approprier, partager et diffuser les valeurs associatives d’Api Provence

• Traiter le courrier arrivé des résidents et le distribuer dans les boites aux lettres.

•  Traiter les dossiers de candidature de la résidence dans le logiciel de gestion Brédréa

•  Gérer les classeurs : factures, courriers, banque etc…

•  Compléter le fichier inventaires permanent.

•  Faire la reproduction de clef.

•  Encoder les badges d’accès à la résidence du claus et de l’olivet

•  Connaitre les procédures d’API

•  Effectuer des encaissements de loyer en cas d’indisponibilité ou absence du RR

•  Etablir courrier de relance

•  Envoyer les factures avec procédure par mail

•  Accueillir entreprise extérieur lors d’intervention

•  Gérer AQ Manager pour les problèmes techniques

•  Préparer les commandes de fournitures de bureaux et d’hygiène

• Participer aux visites techniques des résidences

• Etat des lieux

• Affichage des notes de services et autres.

Etre titulaire d'un Bac en secrétariat/comptabilité et justifier d'une expérience d'au moins 2 ans dans un poste administratif dans l’idéal en service social ou lié au logement.

•  Sens relationnel et ouverture d’esprit développés

•  Prise d’initiative et force de proposition 

•  Capacité à travailler en équipe et en transversalité 

•  Capacités d’analyse, de synthèse et de rédaction 

• Forte capacité à la communication 

• Maîtrise des suites applicatives Windows pack office et des logiciels de gestion interne 

• Exemplarité et probité.